Meille on tärkeää, että henkilötietojesi käsittely on turvallista. Olemme koonneet siksi periaatteet ja käytännöt, joita noudatamme asiakkaidemme tietosuojan turvaamiseksi. Tutustu selosteeseen tarkkaan, sillä se sisältää tärkeää informaatiota oikeuksistasi.

Selosteessa käytetyt määritelmät
Asiakkaalla tarkoitamme Kuvaston taiteilija-asiakasta tai muuta palveluidemme käyttäjää, tilaajaa tai ostajaa. Henkilötieto on sellainen tieto, joka on yhdistettävissä sinuun henkilönä joko suoraan tai välillisesti.

Miten keräämme henkilötietojasi?
Ensisijaisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta, kun olet meihin yhteydessä. Luovutat meille henkilötietojasi esimerkiksi verkkolomakkeidemme välityksellä tai kun annat niitä meille puhelimitse tai sähköpostitse. Joskus joudumme etsimään yhteystietoja ja muita henkilötietoja esimerkiksi numeropalveluista täyttääksemme lainmukaiset tehtävämme, kuten jälleenmyyntikorvausten maksamisen.

Millaisia henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme seuraavia tietoja:

• perustietoja kuten nimeä, kotipaikkaa ja ammattia
• yhteystietoja kuten puhelinnumeroa, posti- ja sähköpostiosoitetta
• tilinumeroa ja henkilötunnusta korvauksien tilittämistä varten
• asiakkuustietoja, kuten liittymispäivämäärää ja tietoa muiden taiteilijajärjestöjen jäsenyyksistä
• muita tietoja, jotka ovat välttämättömiä lainmukaisten tehtäviemme suorittamiseksi.

Mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietoja?
Perustamme oikeutemme henkilötietojen keräämiseen lakiin, sopimukseen, oikeutettuun etuun tai suostumukseesi. Käsittelemme henkilötietoja vain tiettyä määriteltyä käyttötarkoitusta varten. Kuvaston lakisääteisiin tehtäviin kuuluu mm. jälleenmyynti- ja muiden sopimuslisenssikorvausten tilittäminen niillekin oikeudenhaltijoille, jotka eivät ole Kuvaston asiakkaita.  Kuvaston oikeutettu etu on esimerkiksi luoda tilastollisia analyysejä.

Tarvitsemme henkilötietoja esimerkiksi:

• asiakas- ja muiden sopimusten toteuttamiseen
• lakisääteisten tehtäviemme toteuttamiseen
• asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin vastaamiseen
• tekijänoikeuskorvauksien hallinnointiin, laskutukseen ja tilittämiseen
• verkkosivujemme hallinnointiin
• sinun yksilöimiseesi
• asiakas-, jäsen- ja sidosryhmäviestintään

Sähköpostiosoitteita käytämme ajankohtaisista asioista, toiminnastamme ja palveluistamme tiedottamiseen. Tiedotteiden määrän pidämme kohtuullisena ja pyrimme siihen, että informaatio on hyödyllistä ja kohdennettua eri asiakasryhmille. Halutessasi voit kuitenkin aina lopettaa tiedotteiden, uutis- ja asiakaskirjeen vastaanottamisen kirjeissä mukana tulevan linkin kautta.

Miten käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme tietojasi aina luottamuksellisesti ja noudatamme toiminnassamme tietosuoja-asetuksen edellyttämiä periaatteita, joita ovat muun muassa tiedonkäsittelyn läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, eheys, täsmällisyys ja luottamuksellisuus. Huomioimme rekisteröityjen yksityisyyden suojan.

Miten suojaamme ja turvaamme henkilötietosi?
Pidämme asiakkaidemme henkilötietojen suojaamista arvossa. Olemme huomioineet tietojen käsittelyyn liittyvät riskit ja suojautuneet niitä vastaan. Turvataksemme tietojärjestelmässämme olevat tiedot olemme tehneet sopimuksen järjestelmän ylläpitäjän kanssa. Kuvaston henkilökunta noudattaa sisäistä ohjeistusta tietosuojan varmistamiseksi.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Luovutamme henkilötietojasi lain sallimissa ja edellyttämissä tilanteissa, kuten tilitystä varten taloushallinnollemme. Rekisteriimme on pääsy vain Kuvaston henkilökunnalla ja järjestelmän ylläpitäjällä.  Suostumuksellasi, tilitysjärjestelmän kehittämisen tai lakisääteisten velvoitteiden vaatiessa voimme luovuttaa tietoja myös muille.

Voimme lähettää tietosi tilitystä tukevaan kansainväliseen tietojärjestelmään, jotta tekijänoikeuskorvausten maksaminen voidaan turvata myös kansainvälisesti. Sisarjärjestöt, kattojärjestömme ja yhteistyöorganisaatiomme käsittelevät henkilötietojasi tietoturvallisesti.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Kuvasto säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeellista tehtäviemme toteuttamiseksi sekä pyrimme huolehtimaan tietojen ajantasaisuudesta. Sopimussuhteen perusteella käsiteltävät tiedot säilytämme sopimuksen voimassaoloajan ja niin kauan kuin palveluiden toimittaminen sitä edellyttää. Lisäksi noudatamme lain asettamia määräaikoja tietojen säilyttämiseen.

Oikeutesi ja valintamahdollisuutesi
Ulkopuolisilla ei ole pääsyä tietoihisi, mutta sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja meillä on sinusta ja miten niitä käsittelemme.

Sinulla on oikeus:

• pyytää kopio rekisterissämme olevista henkilötiedoistasi
• siirtää rekisteritietosi toiseen järjestelmään
• pyytää tietojesi oikaisua, jos niissä on virheitä tai puutteita
• tulla unohdetuksi ja pyytää meitä poistamaan tietosi rekisteristämme, jos sille on lailliset perusteet
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja vaatia käsittelyn rajoittamista, jos sille on lailliset perusteet
• valittaa käsittelystä valvontaviranomaiselle
• vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin. Kuvasto ei kuitenkaan käytä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.

Nämä pyynnöt voit tehdä kirjallisesti sähkö- tai kirjepostilla.

Yhteystiedot, josta voit halutessasi selvittää tietojesi käsittelyyn liittyviä kysymyksiä
Tietoa henkilötietojen käsittelystä saat nettisivuiltamme. Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä meihin postitse, sähköpostitse tai puhelimitse.  Kuvaston henkilökunnan yhteystiedot löydät täältä.

Jos Kuvasto on mielestäsi toiminut tietosuoja-asetuksen vastaisesti, voit reklamoida asiasta meille. Lisäksi voit tehdä valituksen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvovalle tietosuojavaltuutetulle tai viestintävirastolle.

Rekisterinpitäjä

Kuvasto visuaalisen alan taiteilijoiden tekijänoikeusjärjestö ry, y-tunnus 0690995-2

Iso Roobertinkatu 3-5 A 22
00120 Helsinki